【No.5】 なぜ、あなたの仕事は終わらないのか -スピードは最強の武器である-

読書

この本を読んだ理由

・新人時代は資料作成等において細かい事を気にしすぎて、提出期限ギリギリに。



・仕事に時間が掛かり過ぎて、上司から「まだできないのか?」と心配されることや
  「お前の(完璧を捨てきれない)性格は分かった」と言われることが3~4年前にあった。
 →ここ数年は完璧を捨て、スピード重視。(「そもそも完璧にはなり得ない」という割り切り)
 →80%の出来で、提出するようにしている。



・仕事における生産性を高めるため、「タイムマネジメント」や「生産性」に関する本を読み漁る。
 → それらの本の一つがこの本。
 → 読んで学びが多かったので、本記事に残す。


著者(中島氏)は米マイクロソフト本社でビル・ゲイツとも仕事をしたことのある、
いわゆる「超エリート」。



この本を通じて彼から学んだこと・気づきを以下に書き残します。↓

【要約】学び・気づき


・仕事を振られたときは応用問題から取り掛かるべき。
 なぜなら、応用問題に取り掛からないうちは、そのくらいで仕事が終わるか判断できない為。
 (「仕事には納期がある」というのが前提)
 → 応用問題に取り掛かり、期限までに完遂できそうになければ早めに上司に報告する。
  


・日本人は残業を美徳としてきたが、アメリカ人は最初(朝)に頑張る。
 なぜなら、アメリカ人は家族との時間を大切にするから。
 → 頭の冴えない夕方以降に仕事をしてもかえって生産性が悪い。(日本的働き方)



・日本の職場で蔓延している病気は「なるはや病」。
 「なるべく早くやってくれ」という極めて曖昧な指示が飛び交うのが日本企業特有。
 「なるはや」は何の根拠もない形式的なもの。
 → アメリカでは締め切りを明示する。
 → 期限を設けるからこそ、効率化を考え、その結果として生産性が向上する。



・仕事において「スラック(心理的余裕)」を持つことが重要。
 スラックを持てない人≒睡眠不足、徹夜、仕事への過度な不安。
 スラックの確保こそ、生産性を高める要因。



・仕事が終わらない理由は、以下3点。
 ①安請け合いしてしまう
 ②期限ギリギリになるまで手を付けない(期限を甘くみすぎる)
 ③計画の見積もりをしない




・見積もりをせずに、愚直に仕事を進め、土壇場で「終わりそうにありません(泣)」
 が一番会社にとって最悪の事態。
 → 仕事にかかる時間を最初に見積もり、間に合わなさそうなら、すぐに「無理」と言うべき。



仕事とは、どんなに完成度の高い100%のものを作っても、
 振り返ればそれは100%ではなく、80,90%のものに見えてしまう。

 100%のものなど、そんなに簡単に作れるものではない。
 → 自分の過去を振り返っても、新入社員時代に時間を掛けて作成し、
  「完璧」と思っていた資料も今見返せば50,60%の出来。
  (もちろん妥協しなくて良かったと思うこともあるが、100%の出来よりもスピードが大事)



・すべての仕事はどうせ必ずやり直しになる。
 最初の狙い通りにいくことは稀。どうせやり直しになるなら、細かいことは無視。

 全体像を描いたほうが良い。(「プロトタイプ(たたき台)の作成)
  ※著者は「石膏像を掘るとき「眉毛」から始める人はいない」と比喩。



・仕事が遅くて終わらない人の心理として「評価されるのが怖い(評価恐怖症)」というのがある。
時間をかければかけるほど、上司からクオリティを期待されるような気がして、恐怖に拍車がかかる。
 →過去の自分のようで耳が痛かった。



・締め切りの前に締め切りがあると考えるべき。
 (締め切りに間に合わせようと思っても、大抵はオーバーするもの。
  であれば、ガチの締め切り前に、締め切りを設定して、そこに向けて仕事を終わらせる)
 ※著者は「パーティーで花を届けるのがあなたの仕事だとしたら、花屋に発注するのが仕事ではなく、いかなる理由があっても会場に花を届けるまでが仕事。用意できなかった場合は100%あなたの責任」と例え話を交え、仕事の在り方を説明。



・日本特有の「表敬訪問」は時間の無駄。
 無礼の表明にはなりこそすれ、敬意の表明にはならない。



・10日でやるべきタスクなら、その2割の2日間で8割終わらせるつもりで
 ロケットスタートをかける。
 それで8割完成に持っていけなければ、高確率で間に合わないと判断すべき。




 (仕事が終わらない人がやりがちな「締め切り間際のラストスパート」では間に合わない)
 残りの期間は「流し」でOK。


・考えてからではなく、手を動かしなら考える。
 (崖から飛び降りながら、飛行機を組み立てる)



・「10日でやれ」と言われた仕事が仮に5日目で終わっても、上司には言わないでおくのが吉。
 なぜなら、続けざまに次の仕事を依頼されるから。
 (変に上司に期待され、次の仕事の締め切りを更に短く設定されるから)



・マルチタスクは非生産的。
 (仕事中のメール即レスは一見できる人に見えるが、あなたの仕事はメールを返すことではない)



・18分の昼寝は夜の二時間の睡眠に匹敵する。※著者 所感


・午前は鬼集中。始業からの二時間で仕事の8割を終わらせる。
 午後は流し(メール・打ち合わせ・電話対応)を行う。
 


・人がある週間を身につけるためには、行動を66日続ける必要がある。(ロンドン大学 研究)


・そもそも「集中力を要する」という仕事をしている時点で間違い。
 → 夢中になれることを仕事にするべき。
 → 一度しかない人生を思いっきり楽しむためにも。




・アイデア力を鍛えるには、「疑問に思ったこと」「引っかかりのあること」を即座にメモに残し続ける。そうすれば、自然とそれらを解決する方法に巡り会える。


・人生を変えるには覚悟が必要。
 やるべきことのタスクリストを毎晩書き残すことが重要。


Do

・仕事においても、筋トレにおいても、甘く見ない。
 大抵の場合は、想定(見積もり)よりも時間を要することを肝に命じる。

・スラックを作るためにも、スタートダッシュが肝要。

・あれこれやらない。選択と集中が大事。
 選択したものを鬼集中して取り組む。

・上記学びを自分の仕事に落とし込む。
 → 仕事を時間内に終わらせ、余暇を充実させる。


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